Proje Planının Kullanımı

Önemli bir projeye başlamadan önce, derinlemesine bir proje planı hazırlamak iyi bir uygulamadır. Bir proje planı, belirli bir girişimin genel hedefini ifade eder ve açıkça belirtilmiş bir proje hedefi doğrultusunda gerçekleştirilmesi gereken özel görevleri detaylandırır. Bir proje planı kullanarak, bir program yöneticisi bir proje ekibinin görevde, programda ve bütçede kalmasını sağlayan bir çerçeve oluşturur. Küçük işletmeler, en küçük tek kişilik operasyon bile, her boyuttaki proje planlamasının tüm yönlerini yönetmek için hazır ve ücretsiz çevrimiçi araçları kullanabilir.

Hedefi İletişim

Bir proje için bir hedef belirtmek, uzun ve karmaşık bir yolculuktan önce aradığınız hazineyi tanımlamak gibidir. Bir kez ilan edildiğinde, takımı hedefe yaklaştırıp getirmediklerine dair tüm çabalar ölçülmelidir. Bu nedenle, istenen sonuç hakkında spesifik olmak son derece önemlidir. Örneğin, karı arttırma hedefi yorumlama için çok fazla şey bırakıyor. Bir takım, bu tür bir hedefi farklı yollardan gerçekleştirmek için hızla bölünebilir. Bununla birlikte, malzeme maliyetlerini bir yılda veya yüzde 10 oranında azaltarak karı arttırma hedefi, herkese belirli, ölçülebilir ve makul bir zaman diliminde belirlenebilecek net bir hedef verir.

Yönetilebilir Görevlere Girin

Bir proje hedefi belirlendikten sonra, daha küçük, bireysel görevlere ayırma zamanı. Bu, iş paketlerinin eldeki görevler için uygun olan belirli ekip üyelerine veya gruplarına ayrılmasından dolayı, büyük bir projeyi daha lezzetli ve yönetilebilir hale getirir. Her görev, kimin neyi ve neden yaptığını açıkça belirtmelidir - belirli bir tarihe kadar elde edilebilir bir sonuçla sonuçlanır. Bu sayede, görevler, projenin başlangıcından tamamlanmasına kadar taşınması için belirli bir sıraya göre yürütülen mini hedefler gibi hareket eder.

Kaynakları Planlama

Bir proje planındaki her görevin sırasını düzenlemek, herkese nihai hedefe açık bir yol haritası verir. İşçilik, malzeme, makine ve bir proje için gereken diğer kaynaklar ölçülebilir kilometre taşları ile programlanmalıdır. Basitten karmaşığa, bir program yöneticisinin tüm görevleri ve aralarındaki bağımlılıkları göstermek için Gantt veya PERT çizelgeleri gibi uygun bir program çizelgesi hazırlamasına yardımcı olmak için birçok ücretsiz çizelgeleme aracı bulunmaktadır.

Bütçe ve İzleme Giderleri

Sınırsız fon ile pek fazla proje yürütülemez. Bu nedenle, bir proje planının önemli bir kullanımı, her bir öğeye tahsis edilen bütçelenmiş dolarlarla görevleri, programları ve kaynakları ortaya koymaktır. Planın sağlanan fonlar içerisinde kalmasını sağlamak için bütçeler sürekli izlenir. Bir projeyi bütçe dahilinde tamamlamak, bir projenin başarısını ölçmek için bir hedefi daha temsil eder.

Tahmin Trendleri

Çoğu proje yöneticisi raporlama amacıyla görevleri, programları ve bütçeleri özetlemek için WBS olarak da bilinen bir İş Dökümü Yapısı kullanır. Bu popüler biçim, yöneticilere ve ekip üyelerine, bir proje planındaki görevlerin durumunu izlemek ve vermek için bir yapı sunar. Daha da önemlisi, tüm görevler projenin genel sağlığını tahmin etmek için periyodik olarak toplanır. Kazanılan değer gibi yöntemler, çalışma programın sonuna aynı şekilde devam ederse, toplam maliyetleri yansıtmak için geçmiş harcamaları kullanır. Bu, bir proje kontrolden çıkmadan önce gerektiği gibi düzeltici faaliyete izin verir ve tüm çabanın başarılı bir şekilde tamamlanmasına yardımcı olur.