Yapılan İşin Kapsamını Nasıl Yazabilirim?

Kapsamın sürünmesi, birçok proje yöneticisinin düşmanıdır ve uygun şekilde yönetilmezse bir projeyi mahvedebilir. Değişen paydaş beklentilerini karşılamak için proje beklentilerini değiştirmek veya önceden onaylanmış bir proje tasarımına özellikler eklemek, projenin zaman çizelgesini, bütçe tahsislerini ve kaynaklarını etkiler. Net bir iş ürünü ve zaman çizelgesi beklentileri belirleyen iyi yazılmış bir iş kapsamı belgesi, kapsam sürünmesinin oluşmasını önlemenin bir yoludur. Ancak, belirsizliğin belgeyi anlamsız hale getirmemesi için etkili bir çalışma kapsamı yazmayı bilmek hayati önem taşır.

İşlev ve Amaç

İş kapsamı, bir iş hizmetleri sözleşmesiyle aynı şekilde çalışır. Yasal olarak bağlayıcı olmamakla birlikte, SOW, bir projenin paydaşları - projenin sonucuna ilgi duyanlar - proje yöneticisi veya başka bir otorite figürü arasında resmi bir anlaşmadır. SOW, daha önce müzakere edilmiş ve kararlaştırılmış proje performans gereklilikleri, proje dönüm noktaları, teslimatlar ve raporlama prosedürü beklentileri ve her beklentiyi karşılamak için zaman çizelgeleri dahil olmak üzere belirler. Projenin başarılı bir şekilde tamamlanmasına yol açan, gerçekleştirilen işin ilerlemesini ölçmek için bir kriter haline gelir.

Genel Yazma Kuralları

Bir SOW için genel yazma kuralları, bir iş politikası veya prosedürü yazmak için olanlara benzer. İfadeler açık ve net olmalı ve yalnızca konuyu bildirmek için gereken kadar çok kelime içermelidir. Bir proje paydaşından veri giriş ekibi üyesine kadar herkesin kolayca anlayabileceği, aktif bir ses ve görev odaklı bir dil kullanın. Örneğin, kısaltmaları yazın, terimleri tanımlayın ve çizelgeleri, takvimleri ve beklentileri netleştiren ve belgeyi okumayı kolaylaştıran diğer görsel yardımcıları ekleyin.

SOW Biçimi

SOW'u bir sözlük, proje tanımı ifadesi, proje hedeflerini özetleyen ifadeler ile her hedefin nasıl gerçekleştirileceğinin bir açıklaması, proje teslim edilebilir ve sorumlu tarafların ayrıntılı bir listesi, dönüm noktası ve önceden belirlenmiş projeyi gösteren bir takvim veya liste gibi farklı bölümlere ayırın toplantı tarihlerini ve proje görevlerini tamamlamak ve proje teslimatlarını yapmak için bir zaman çizelgesi. Toplamda, SOW bölümleri projenin net bir resmini, beklentilerini ve katılanların sorumluluklarını boyamalıdır.

Proje Karşılaştırma Ölçümleri

SOW'nin her bölümü, yapılan çalışmaları değerlendiren ve projeyi devam ettiren ölçüt ölçümleri içermelidir. Karşılaştırmalar, kişisel yorumlamaya yer bırakmayan açık, ölçülebilir nicel veya nitel değerlendirmelerdir. Rakamlar, tarihler, zamanlar ve yüzde hesaplamaları, nicel kıyaslama örnekleridir. Niteliksel kriterler bazen yazmak daha zor olabilir çünkü belirsizlikle ilgili bir ipucu bile içeremezler. Örneğin, “Son kullanıcı gereksinimlerini gidermek için bir ipucu sayfası oluşturun” olarak yazılan bir teslim edilebilir, teslim edilebilecek olanları tanımlar, ancak belirsizdir ve kişisel yorumlama için büyük boşluk bırakır. Çok daha etkili ve kolay ölçülen, “İki aşamalı bir kurulum sürecini ele alan, şifre politikasını açıklayan ve şifre oluşturma prosedürlerini ana hatlarıyla anlatan tek sayfalık bir ipucu sayfası yazın.