Bir Olay Eylem Planı Nasıl Yazılır?

Bir olaya hızlı ve uygun bir şekilde yanıt vermek, işletmenizin acil bir durumun tam bir kriz haline gelmesini önlemeye yardımcı olabilir. Stres zamanlarında, çalışanlarınız işinize zarar verecek ifadeleri panikleyebilir veya yapabilir. Tasarlamak - ve uygulamak - kapsamlı bir olay eylem planı, açık ve spesifik bir politika belirlemenizi sağlar ve çalışanlarınızın olaylara verdikleri yanıtları önceden uygulamalarını sağlayabilir.

Bir Olay Tanımla

Açıkça tanımlanmış kurallara, yazılı bir eylem planına ve açık bir emir zincirine sahip olmak, herhangi bir olası halkla ilişkiler kabusu ile karşı karşıya kalması nedeniyle organizasyonunuzu güçlendirecektir. Kuruluşunuzdaki yönetim, bir olayı neyin oluşturduğu konusunda farklı anlayışa sahip olabilir. Yanıt planınızda bir olayı açıkça tanımlayın ve onları sıralamak için çok fazla olası olay varsa, bunun yerine olayın özelliklerini listelemeyi deneyin. Örneğin, şirketinizi olumsuz reklamlara maruz bırakan, şirketinize bütçenizde olduğundan daha fazla paraya mal olan veya şirket sırlarını ortaya çıkaran bir olay olarak tanımlayabilirsiniz.

Raporlama Görevleri

Bir olayı uygun şekilde yönetmek için uygun yöneticilerin derhal bilgilendirilmesini sağlamalısınız. Her türlü olayı ele almaktan sorumlu yöneticiye açıkça dikkat edin ve krizlerle başa çıkabilmek için bir emir komuta zinciri oluşturun. Ayrıca, bir olayın nasıl belgeleneceğine ilişkin prosedürler oluşturmak akıllıca olacaktır. Örneğin, gizli bir olay raporu formu geliştirebilirsiniz. Bir olayın ne kadar çabuk raporlanması gerektiğine dair kesin tarihler belirleyin - derhal, günün sonunda veya haftanın sonunda olsun.

Halkla ilişkiler

İşletmenizin itibarını zedeleyen olaylar kontrolden çıkabilir. Aynı şekilde, krizlerin kurumsal sorumluluk ve dürüstlükle uygun bir şekilde ele alınması, uzun vadede müşteri sadakatini koruyabilir. Olayların halka nasıl ve ne zaman kamuoyuna bildirileceğinin yanı sıra, dışardaki bir işletme potansiyel olarak zarar verebilecek bir krizden kurtulduğunda bununla nasıl başa çıkacağınız konusunda net bir politika oluşturun. Örneğin, bir bilgisayar korsanı şirketinizin bilgisayarına erişiyorsa, hassas müşteri bilgilerine erişiyorsa, müşterilerinizin bilmesi gerekir. Müşterilere nasıl bildirimde bulunacağınızı belirleyin ve müşteri endişelerini gidermek için net politikaların olmasını sağlayın.

Olayların Araştırılması

Bir olaya cevap vermek ve sonrasında halkla ilişkiler ile ilgili sorunları çözmek yeterli değildir. Ayrıca, olayların nedenini araştırmak ve olaya katkıda bulunan politika ve prosedürleri kaldırmak için net hedefler belirlemeniz gerekecektir. Olayları araştırmaktan kimin sorumlu olduğunu ve olayın çözümünü neyin oluşturduğunu ana hatlarıyla belirtin. Ayrıca, bir soruşturmanın ayrıntılarını halka açıklayıp yayınlamayacağınızı da belirtmelisiniz.