Etkin Toplantılara Nasıl Katılınır?

Büyük veya küçük bir grup toplantısına başkanlık ediyor olsanız da, eğer başkansanız, toplantının etkinliğinden sorumlu tutulacaksınız. Toplantınızı verimli bir şekilde yürütmeniz, gündemde belirtilen tüm konuları ele almanız ve her sese duyulması için bir fırsat vermeniz beklenmektedir. Tüm bu beklentileri karşılamak için, biraz önceden planlama yapmanız ve gerçekçi hedefler belirlemeniz gerekecektir.

Hazırlık

Etkili toplantılar genellikle kendiliğinden gerçekleşmez - ayrıntılı bir planlama gerektirir. Toplantıya kimlerin katılacağı ve toplantının amacının ne olduğu konusunda karar verilmelidir. Gündem, toplantı günü öncesinde üyelere dağıtılmalı ve dağıtılmalıdır. Personel ile istişare, sunulan konuların zamanında ve ilgili olmasını sağlamaya yardımcı olacaktır. Tartışılacak belgelerin kopyaları da toplantı tarihinden önce okunacak kadar erken dağıtılmalıdır. Gündemde tartışılabilir bir konu varsa, kilit üyelerle önceden konuşmak ve biraz destek sağlamak toplantıda sorunların giderilmesine yardımcı olabilir. Toplantı tutanağını kaydetmek için birini tayin edin.

Toplantı Sırasında Eylem

Zamanında başla. Dakik üyelerin bir ya da iki örgütsüz meslektaşını bekletmesi saygısızlık eder. Her gündem maddesi kendisine atanmış bir zaman sınırına sahip olmalıdır. Bu zaman kılavuzuna uymak sandalyenin rolüdür. Tartışma süresi dolduğunda iki veya üç dakikalık bir uyarı verin. Son yorumu açıklayın ve buna bağlı kalmak konusunda kesin olun. Etkili sandalyeler, tekrarlayan yorumlar yapan üyelerle yapılan uzun süren tartışmalara izin vermez. Hiç kimsenin toplantıya hakim olmasına izin verilmemelidir. Etkili bir sandalye, konuyla ilgili diğer sesleri duymanın tam zamanı olduğuna dikkat çekecektir. Anlaşmaya varılarak oyların oylanıp oylanmayacağına önceden karar verin. Önemli bir sorun için daha fazla zaman gerekiyorsa, öğeyi bir sonraki toplantının gündemine yazın.

Taşıma Sorunları

Gelişmiş planlama, sorunların giderilmesine yardımcı olur. Bazen sorun kaçınılmazdır, bu yüzden beklenmeyenleri beklemek iyi bir fikirdir. Teknolojik sorunlar varsa - örneğin, görsel-işitsel sunumun projektörü arızalanırsa, yardım için bir teknisyen arayacak birini atayın. Bu arada, bir sonraki gündem maddesine geçmeyi önerin ve daha sonra sunuma dönün. Etkili bir sandalye zamanın boşa harcanmasına izin vermez. Esnek olun ve öngörülemeyen sorunlarınızla ilgili bilgileri paylaşmaktan korkmayın. Örneğin, konuk konuşmacı iptal edilen bir uçuş nedeniyle ertelenirse, toplantının başlangıcında bunu açıklamak ve insanlar onun yokluğunu fark ettiklerinde ve neden henüz orada olmadığı konusunda spekülasyon yapmaya başladığında kaçınılmaz fısıltılardan kaçınmak en iyisidir.

Takip et

Etkili toplantılar her gündem maddesi için bir eylem planı sunar. Toplantının tutanakları, taslak olarak, tüm katılımcılar için en kısa zamanda, ekleme ve düzeltme talebi ile dağıtılmalıdır. Değişiklikler yapıldıktan sonra dakikalar tüm paydaşlara dağıtılabilir. Bu, bilgiyi paylaşma ve tüm ilgili taraflardan girdi davet etmeye istekli olduğunu göstermektedir. Başkan hoşnutsuz görünen bir toplantı üyesini fark ederse, ona bireysel olarak yaklaşmak ve bir sonraki toplantıdan önce sorunlarını çözmeye çalışmak akıllıca olacaktır.