Yazma Prosedürü El Kitapları Rehberi

Prosedür kılavuzları, çeşitli istihdam ortamları için faydalı araçlardır. Çalışanların fotokopi makinesinin nasıl çalıştırılacağını veya gerekli sağlık ve güvenlik eğitiminin nasıl tamamlanacağını bilmeleri gerekse de, bir prosedür el kitabı adımlara genel bir bakış sunabilir. Birçok işveren “politika ve prosedür” el kitaplarını bir araya getirmiştir, ancak ayrımı tanımak önemlidir: politikalar kuralları yansıtırken prosedürler süreçleri ve bunların nasıl tamamlanacağını yansıtır. Etkili bir prosedür elkitabını bir araya getirirken, prosedürün kendisine odaklanmak ve çalışanların bunu başarması için daha yararlı olacak bilgileri sağlamak esastır.

nitelikler

Bir prosedür el kitabının okunması ve kullanımı basit olmalıdır. Sadece okumak için kendi prosedür kılavuzunu gerektiren bir prosedür kılavuzu, herhangi bir çalışan için pek kullanılmaz. Ek olarak, prosedür el kitabı, stil, tasarım ve bilgi de dahil olmak üzere tüm elemanlarda tutarlı olmalıdır. Bir prosedür kılavuzu başkalarının belirli bir görevi yerine getirmelerine yardımcı olmak için tasarlanmıştır, bu nedenle okuyucular akılda tutularak yazılmalıdır. Açıklanan işlemler açık ve mantıklı olmalı, böylece tüm okuyucular prosedürü zorlanmadan izleyebilsinler.

Özellikler

Prosedür kılavuzları, ayrıntılı bilgi türüne bağlı olarak belirli özelliklerde farklılık gösterecektir. Bununla birlikte, çoğunlukla, etkili prosedür kılavuzları, okuyucuların materyali nasıl takip edeceklerini bilmeleri için açık ve tutarlı bir formata sahip olanlardır. Paragraflar karışıklık olmadan başlamalı ve bitmeli ve okuyucular bir adımın nerede bitip diğerinin nerede başladığını merak etmemelidir. Adımları açıklarken, yazarlar okuyucuların tam olarak ne yapacaklarını bilmelerini sağlamak için güçlü eylem fiilleri kullanmalı ve uygun yerlerde açıklamalar ve seçenekler sunmalıdırlar. Herhangi bir simge, resim veya grafik / çizelge anlaşılmalı ve takip etmesi kolay olmalıdır.

Yazma stili

Bir prosedür el kitabı için yazma stili açık ve öz bir dile dayanmalıdır. Tüm prosedür bilgileri doğru olmalı ve kısaltmalar parantez içindeki bir açıklama ile açıklığa kavuşturulmalıdır - örneğin, "Gıda ve İlaç İdaresi (FDA)". Bir süre dolaşımda olacak prosedür kılavuzlarında, çabucak eski haline gelebilecek belirli bilgileri kullanmaktan kaçının. En çok tanıdık olmayan teknik dil ve jargondan kaçınılmalıdır.

dizayn

Prosedür kılavuzunun tasarımı büyük ölçüde özetlenen prosedür tipine bağlı olacaktır, ancak bazı tasarım önerileri tüm prosedür kılavuzları için geçerlidir. İyi bir prosedür el kitabı çok fazla beyaz boşluk kullanır. Başka bir deyişle, kılavuz baskı ile aşırı yüklenmemiştir, ancak okuyucunun korkmasını önlemek için bol miktarda girinti ve paragraf kesmesi sunar. Etkili prosedür kılavuzlarında ayrıca net başlıklar ve alt başlıklar, ayrıca diğer tüm uygun etiketler ve birçok nokta için ana hatlar vardır.

Sorumluluklar

Prosedür kılavuzlarını yazmaktan sorumlu olanlar da periyodik olarak gözden geçirmekten sorumludur. Malzeme önemsiz hale gelirse, sökülmeli veya güncellenmelidir. Bilgiler çalışanlara yardım etmede etkili değilse, el kitabı gözden geçirilmeli ve geliştirilmelidir. Bir prosedür el kitabı sadece okuyucuların başarmasına izin verdiği iş kadar faydalıdır ve el kitabı bunu başaramazsa, yazarın değiştirme sorumluluğu vardır.