Finansal Raporlama Üzerine İç Kontrol Örnekleri

İç kontroller, şirketinizin finansal raporlamasını doğru tutmak için uyguladığınız politikalardır. Halka halka satıyorsanız, iç kontroller onlarca yıldır zorunludur. 2002 yılı Sarbanes-Oxley Kanunu kontrolleri güçlendirdi. Yasaya uyduğunuz sürece, şirketinizin gereksinimlerine uygun iç kontroller geliştirmekte özgürsünüz.

Görevlerin ayrılığı

İç kontroller için sorumluluğun bölünmesi esastır. Örneğin, bir kişi bir vardiya için kasayı çalıştırıyorsa, sonuna kadar kontrol eden en az bir kişi daha istersiniz. Bu sadece sahtekarlığı önleme meselesi değil. Kasiyer dürüst olsa bile, iki göz grubunun hataları yakalama şansı daha yüksektir.

Bölünmüş sorumluluğa bir başka örnek ise iki kişinin alım yapmasını zorunlu kılmaktır: bir tanesi kontrolleri imzalar, biri alımları onaylar. Bu, var olmayan öğeleri kontrol ederek bir çalışanın zimmete geçme fırsatını azaltır.

Önle ve Algıla

Bazı iç kontroller herhangi birinin sahtekarlık yapmasını zorlaştırır. Muhasebe yazılımınıza ve dijital kayıtlarınıza erişimi kontrol etmek bunu yapmanın bir yoludur. Yalnızca veri girebilen birkaç kişi varsa, yalnızca değiştirebilecek birkaç kişi olacaktır.

Diğer kontroller, örneğin bir işlem grubu için iki bağımsız kayıt kümesini karşılaştırarak hataları yakalamaya odaklanır. Klasik örnek çek defterinizi dengeliyor: banka ekstresi defterinizle eşleşmiyorsa, bir sebep arayın. Teslimat makbuzlarını satıcı ödemeleriyle eşleştirmek başka bir yöntemdir.

Performansı izlemek ayrıca hataları tespit etmenin bir yolu olabilir. Çeyrek nakit akışı, bütçelediğinizden çok uzakta ise, sebep beklenmeyen giderler veya gelir olabilir. Üç aylık verilere girerken birisinin de büyük bir hata yapmış olması olabilir.

Kontrolleri Kontrol Etme

İç kontroller için kurallar koymak yeterli değildir. Bu dahili kontrollerin işe yarayıp yaramadığını belirlemek için fazladan mil gitmeniz gerekir. Periyodik iç denetimler ve izleme, çalışanların iç kontrollere uyup uymadığını veya bunların üstesinden gelmenin yollarını bulup bulmadıklarına bakmalıdır. İstisnalar ve sorunlar ortaya çıkarsa, çalışanlar bu sorunları bildirir mi? Personel cironuz varsa, yeni çalışanlar kontrol gereksinimlerinize uygun şekilde bilgilendiriliyor mu? Bunlar hazırlamanız gereken problemler arasında.

Malzeme zayıflığı

Menkul Kıymetler ve Borsa Komitesi, şirketlerin Sarbanes-Oxley ile uyumluluklarına baktığında, hata payı çok azdır. İç kontrollerde ciddi bir zayıflık bile varsa, bu tüm kontrol sistemini geçersiz kılar.

İç kontrollerinizin bir gereksinimi olduğunu varsayalım; bu nedenle farklı departmanlar envanteri aktarırken aylık hesapları uzlaştırmaları gerekir. Bununla birlikte, bunun gerçekleşmesini garanti eden bir prosedürünüz yoktur. SEC'in gözünde bu ciddi bir kusur. Hesaplarınız doğru olsa bile, tespit edilemeyen hata veya dolandırıcılık olasılığı çok yüksektir.