Para İadesi Düşen Bir Mektup Nasıl Yazılır

Hiçbir küçük işletme sahibi mutsuz bir müşteriye sahip olmayı sevmez, ancak müşterinin lehine olan sorunları çözmek her zaman mümkün değildir. Bir müşteri ürününüze veya hizmetinize harcanan para için geri ödeme isteğinde bulunursa, mevcut tüm bilgileri gözden geçirmeniz ve koşulların geri ödeme yapıp yapmamasını belirlemeniz gerekir. Para iadesi yapmamaya karar verirseniz, derhal ancak kibar ancak kesin bir ret mektubu göndererek müşteriye derhal bildirin, iade talebini reddetme nedenlerinizi açık bir şekilde açıklayın.

Profesyonel Kırtasiye ve Selamlama Kullanın

Şirket antetli kağıdını kullanın ve mektubunuzu yazarken standart iş mektubu biçimini izleyin. Müşterinin tarihini ve tam adını ve adresini ve kısa bir konu satırını ekleyin - "Konu: Örneğin, 10 Mayıs iade talebiniz". Sesi ayarlamak için "Sayın Bayan Smith:" gibi resmi bir selamlama ile açın.

Bir Firmada, Nazik Tonda Yazma

Sert fakat nazik bir dil kullanın. İlk birkaç cümlede, geri ödeme isteğini onayla ve koşulları araştırmak ve kararına varmak için attığın adımları kısaca açıkla. Davanızı, "Talebinizi çevreleyen durumu kişisel olarak inceledim" veya "Sözleşmenizin koşullarını inceledikten sonra yöneticimizle konuştum" gibi ifadelerle güçlendirin.

Özür dileme yap

Nazik pişmanlığı dile getirin, ancak talebi reddettiğinizi açıkça belirtin ve nedeni ana paragrafınızda belirtin. Mümkün olduğunda kararınızı haklı çıkarmak için belirli bir şirket politikasından bahsedin.

Örnek

Bir müşteri yeni satın alınmış bir saat için para iadesi istiyorsa, mektubunuz şunları okuyabilir:

“Yeni saatinizden memnun olmadığınız için üzgünüz, ancak para iadesi yapmamaya karar verdik. Üreticinin politikası açıkça saatin su geçirmez olmadığını ve su altında giyilmemesi gerektiğini belirtir. Yüzerken saatinizi taktığınızı belirtti. Hangi garanti geçersiz kılar. "

Diğer durumlarda, kararınızı, şirketin garantili geri ödeme süresinin sona erdiğini belirterek veya müşteriye, öğenin "koşul olduğu gibi - iade veya iade yok" şeklinde bir sözleşme kapsamında satıldığını hatırlatarak açıklayabilirsiniz.

Müşteriye Değer Vermenizi Güçlendirin

Kapanış paragrafınıza müşterinin himayesini takdir edeceğiniz kısa bir açıklama ekleyin. Uzun vadeli veya değerli bir müşteriyi yabancılaştırmaktan korkuyorsanız, geri ödeme yerine daha düşük değerli bir şey teklif etmeyi düşünün.

Örnek

Gibi bir cümle düşünün:

"Şu anda para iadesi yapamasak da, işinize değer veriyoruz ve bir sonraki satın alımınızda size yüzde 15 indirim sunmak istiyoruz."

Diğer bir seçenek, gelecekteki bir satın alımda kullanılabilecek bir kredi sunmak olacaktır. Bu teselli iadenin reddedilmesinin sonucunu hafifletebilir. Mektubu, elle yazılmış imzanız da dahil olmak üzere resmi ticari imza bloğunuzla kapatın.

Göndermeden Önce Kanıtlanmış Mektup

Mektubunuzu dikkatlice okuyunuz. Yazım veya dilbilgisi hatalarını düzeltin, temiz bir kopya yazdırın ve yeniden imzalayın. Özellikle değerli bir müşteri için veya büyük miktarda geri ödeme talebi olması durumunda, göndermeden önce mektubunuzu başka bir mal sahibinin veya üst düzey yöneticinin incelemesini isteyin.