İşletme İletişiminde Office Gizliliğinin Etik Sorunları

İşletmeler çalışanların mahremiyet kaygılarını, işe zarar verebilecek çalışanların etik dışı davranışlarını önleme ihtiyacı ile dengelemelidir. Her türden iş iletişimi - e-posta, çevrimiçi forumlar, telefon görüşmeleri ve kâğıt tabanlı iletişimler dahil - kötüye kullanılabilir ve sonuçlar şirket ve etik dışı davranışların mağdurları için ciddi riskler oluşturabilir.

Riskler

AC Krizan ve meslektaşlarının “Business Communication” adlı kitabına göre, e-posta ve Internet'e erişmek için kullanılan bir bilgisayar gibi ofis teknolojisinin kötüye kullanılması şirketiniz için risk oluşturabilir. Birincisi, çalışanlarınız, örneğin kişisel iletişim ve diğer gereksiz görevler için şirket e-posta ve sohbet hizmetlerini kullanarak iletişim ayrıcalıklarını rutin olarak kötüye kullanırlarsa, verimlilik düşer. İkincisi, çalışanlarınız etik dışı faaliyetlere katılırsa, şirketinizin itibarı zarar görebilir. Daha kötüsü, kötüye kullanma yasal sorunlara neden olabilir. Örneğin, bir çalışan meslektaşlarına veya müşterilere taciz edici mesajlar göndermek için şirket teknolojisini kullanırsa, işletmenizin ekipmanı delil olarak değerlendirilebilir ve şirketiniz etik olmayan davranışları engellememekten sorumlu tutulabilir.

İş İletişimini İzleme

İş iletişimi ile ilgili önemli riskler nedeniyle, bazı işverenler, çalışan faaliyetlerini takip etmek ve kötüye kullanımı önlemek için şirket iletişimini izler. Ancak çalışanlarınızın iletişimine casusluk etmenin işyerindeki moral üzerinde olumsuz etkileri olabilir, ancak gerekçeli izleme olabilir. Örneğin, çalışan e-postalarını düzenli olarak izlerseniz, çalışanlarınız onlara güvenmediğinizi hissedecektir. Ayrıca, şirket ekipmanlarının ve kaynaklarının kullanımını izlemek için net bir yasal hakkınız olsa bile, gizliliklerini istila ettiğinize inanabilirler.

Etik Politikası

Bu bilmecenin bir çözümü, etik iş iletişimleriyle ilgili kurallarınızı ve iletişimleri izlemek için gizlilik politikanızı ayrıntılandıran bir politika hazırlamaktır. Örneğin, hangi davranışların kabul edilemez olduğu dahil, etik iş iletişimi konusundaki beklentilerinizi açıklayın. Ayrıca uyumun sağlanması için çalışan iletişimini ne zaman ve nasıl izleyeceğinizin ayrıntılarını açıklayın. Son olarak, etik dışı davranışların sonuçlarını ana hatlarıyla belirtin. Net bir politika, çalışanların nerede durduğunuzu bilmelerini sağlar ve izlenmeye tahammül edeceklerini mi yoksa başka bir yerde iş arayacaklarına karar vermelerini sağlar.

Yasal Sınırlar

Hangi yasal sınırlara uymanız gerektiğinden emin değilseniz, sektörünüzde deneyimli bir avukata danışın. Genel olarak, mahkemeler işverenlerin June Jamrich Parsons ve Dan Oja'nın “Computer Concepts” adlı kitabına göre şirkete ait teknolojiye dayanan iletişimleri izleme haklarını onayladılar. Altta yatan yasal mantık, bir şirketin haklarına ve çıkarlarına, çalışanın şirkete ait ekipmanı kullanırken, çalışanın gizlilik hakkından ağır basmasıdır.