Uyumlu Bir Sözleşme İdaresi Programının Öğeleri

Uyumlu sözleşme yönetimi sadece bir kelimeden ibaret değildir. Yerel, eyalet ve federal yasalara uygun sözleşmeler işinizi yasal sorunlardan uzak tutabilir ve sözleşmenin gözetimi tüm tarafların görevlerini yerine getirmelerini ve sözleşmenin vaat ettiği faydaları elde etmelerini sağlar. Daha büyük işletmeler, sözleşmeye uyum için adanmış bir departmana ihtiyaç duyabilir, ancak yalnızca birkaç sözleşmeniz varsa, sözleşmelerin yönetimini denetlemenize yardımcı olmak için sık sık dış uzmanları işe alabilirsiniz.

Yasal Tavsiye ve Gözetim

Herhangi bir sözleşmeyi imzalamadan önce, bir avukatın incelemesi gerekir. Özellikle sağlık alanında, inşaat veya petrol sondajı gibi yasal düzenlemelerle dolu bir alanda çalışıyorsanız, avukatınız düzenlemelerdeki değişikliklerden haberdar olmanızı da sağlar. Sözleşmeniz işi bir şekilde yerine getirmeyi vaat etse bile, yasalardaki bir değişiklik yasal olarak görevlerinizi yerine getirme izninizi değiştirebilir. Bu, sözleşmede bir değişiklik yapılmasını gerektirebilir.

İnsan kaynakları yönetimi

İnsan kaynakları departmanınız, nitelikli personel üyelerinizin olmasını sağlayarak kontrat yönetiminde kilit bir rol oynar. Örneğin, bir muhasebe sözleşmesi, yalnızca sayıları iyi olan personelin kullanımını değil, lisanslı muhasebecileri de gerektirir. İK, personeliniz tarafından herhangi bir şikayeti izlemenin yanı sıra, lisanslama gerekliliklerinin de üstünde kalmalıdır. Bir çalışan sizi ayrımcılık yapmakla suçluyorsa, sözleşme hızla düşebilir ve İK bu yasal ihlalleri önlemek için tasarlanmış net politikalar uygulamalıdır.

Muhasebe Gözetimi

Muhasebe departmanınız, yaptığınız tüm fazla mesai anlaşmalarına göre de dahil olmak üzere her servis sağlayıcısının derhal ve doğru bir şekilde ödenmesini sağlamalıdır. Muhasebe ayrıca, finansal tahminlerinizin gerçeğe uygun olmasını sağlayacak denetimleri düzenli olarak yaparak sözleşmenin gözetimine yardımcı olabilir. Vergi hazırlama, sözleşme idaresinin bir diğer önemli parçasıdır ve sözleşme kapsamında yaptığınız kazançlar için üç aylık ödemeler yapmanız gerekiyorsa, muhasebe departmanınız buna yönelmelidir.

Raporlama Standartlarını Temizle

Pek çok sözleşme, projenin ilerleyişi hakkında düzenli raporlar gerektirir. Örneğin, sözleşmenin bütçeyi aşması planlanırsa karşı tarafa bildirmeniz veya testler ilk kez başarısız olduğunda rapor sunmanız gerekebilir. Raporların kime ait olduğunu ve raporların zamanında sunulmasını sağlamakla yükümlü olduğunda kimin rapor oluşturması gerektiğini, bu raporları kime vermeleri gerektiğini tanımlayan net raporlama kılavuzları oluşturun.