Neden bir Envanter Alındığını Doğrulayın?

Tedarikçiler müşterilerine (genellikle perakendeciler veya distribütörler) sipariş gönderdiğinde, bazen hatalar ortaya çıkar. Bazı durumlarda ürün zarar görür, miktar azdır veya alınan ürünler satınalma siparişiyle eşleşmez. Müşteriler, potansiyel olarak pahalı olan bu sorunlardan kaçınmak için gelen envanter gönderilerini doğrulamalıdır.

Envanter Doğrulama

Stok makbuzlarını doğrulama süreci şirket politikalarına bağlı olarak değişir. En kapsamlı, ancak zaman alan yöntem, içeriği incelemek için tüm kutuları açmaktır. Diğer bir seçenek ise sevkiyattan rasgele kutuları seçip kontrol etmektir. Müşteri ayrıca sevk irsaliyesini kontrol edebilir ve siparişin tamamlanıp tamamlanmadığını görmek için ilk satınalma siparişiyle karşılaştırabilir. Bazı perakendeciler, yalnızca üretici veya tedarikçi tarafından sağlanan bir etikete dayanarak her bir envanter paketini doğrulayan bir barkod sistemi kullanır.

Ödeme Yapmadan Önce Onayla

Tedarikçiye fatura ödemeden önce stok makbuzlarının doğrulanması önemlidir. Faturayı kapatmak için bir çek veya kredi kartı ödemesi göndermeden önce, perakendeci, satınalma siparişi, fatura, paketleme fişleri ve fiili stok makbuzlarının eşleştiğinden emin olmalıdır. Bu işlem, düzenli olarak envanter sipariş eden işletmelerde uygun muhasebe için çok önemlidir.

Geri siparişler

Envanter makbuzlarını doğrulamanın önemli olmasının bir diğer nedeni de, sipariş edilen tüm kalemleri tanımlamaktır. Paketleme listesindeki bir geri sipariş bildirimi, envanterin eksik olduğunu ve uzun süre kullanılamayabileceğini gösterir. Satışların düşmesine ve operasyonel aksaklıklara yol açabilecek bir problemdir. Müşteri, başka bir tedarikçiye sipariş vermek veya şu an için bir alternatif bulmak gibi gerekli envanteri almak için hemen harekete geçmelidir.

İşleme İadeleri

Müşterinin malları tedarikçiye iade etmesi için müşterinin genellikle kısa bir zaman aralığı vardır. Stok fişleri derhal doğrulanırsa, müşterinin hasarlı veya hatalı ürün grubu gibi hataları tanımlamak ve ilgili son teslim tarihinden önce bir iade işlemi yapmak için zamanı vardır. Aksi takdirde, müşteri kusurlu eşyaları saklamak zorunda kalabilir.