Bir iş toplantısına resmi olarak davet etmek için ne yazmalı

Toplantı taleplerine derhal ve doğru cevap vermek, iş yapmanın önemli bir parçasıdır. Toplantı planlama zor olabilir, bu nedenle hızlı bir yanıt organizatöre ve diğer katılımcılara saygı gösterir. Kabul ediyorsanız, diğer alıcıların kabul ettiğinizi anlayabilmesi ve ayrıca toplantı için hazırlamanız gereken tüm bilgilere sahip olmanızı sağlamak için cevabınızı netleştirin.

Cevaplamadan Önce İnceleme

Toplantı davetini dikkatlice okumak ve kendi takviminizi tekrar kontrol etmek için bir veya iki dakikanızı ayırın. Daha sonra geri çekmeniz gerektiğine dair bir onay gönderirseniz, bu işlem profesyonelce görünmenize neden olabilir. Toplantısı yapıp yapamayacağınızdan emin değilseniz, derhal bir açıklama ve katılacağınızı bileceğiniz bir tarihle cevap verin. Bu, gönderene iletiyi aldığını bildirir ve gönderenin gerekli lojistiği koordine etmesine yardımcı olur.

Örnek:

Beni bu toplantıya dahil ettiğiniz için teşekkür ederim. Size katılıp katılamayacağımı bildirmeden önce birkaç şeyi kontrol etmem gerekiyor. Cevabımı yarın EOD'dan daha geç göndermeyeceğim.

Katılım Ayrıntılarını Onayla

Katılmayı planlıyorsanız, mesajınızın başında bunu söyleyin, böylece toplantı düzenleyicisinin iletişiminizi incelemesi gerekmez. Zaman ve yer gibi herhangi bir lojistik ayrıntıyı doğrulamak da iyi bir fikir olabilir.

Örnek:

Toplantıya katılmayı planlıyorum, ancak yalnızca ayrıntıları doğrulamak için - Roy’un Kahvehanesinde 6’nın köşesinde buluşacağız ve Wilson, gelecek Perşembe, 8’in, saat 3’de.

Bahşiş

• Toplantı yeri ofisinizde ya da toplantı düzenleyicisinin ofisinde değilse, yanıtınızı, caddeyi, sokak arası ve belki de buluşacağınız yerin tam adresini belirterek cevabınızdaki tam yeri netleştirin. Büyük zincirli kahve dükkanlarının ve restoranların küçük bir coğrafi alanda veya aynı caddede birden fazla yere sahip olabileceğini unutmayın.

Potansiyel Çatışmalar hakkında bilgi

Toplantıya katılamayacak bir ihtimal varsa, katılmayı planladığınızı onayladıktan sonra bunu belirtiniz. Bu sadece yapılacak kibar şey değil, aynı zamanda toplantı planlamacısına, herkesin katılabileceğinden emin olduğu bir zamanda toplantıyı yeniden düzenleyip düzenlememesine karar vermesinde yardımcı olabilecek bilgiler sağlar. Ayrıca toplantıya uzaktan katılmak için konferans araması yazılımının kullanılması gibi kişisel olarak da katılmak için bir alternatif sunabilirsiniz.

Örnek:

Planım toplantıda olmak, ancak aile durumu nedeniyle iptal etmem gerekebilecek küçük bir ihtimal var. İptal etmem gerekirse, en kısa sürede size bildireceğim. Bunun yerine zamanlamamın benim için daha akıllıca olduğunu düşünüyorsanız, lütfen bana en kısa sürede bunu bildirin. Alternatif olarak, Skype üzerinden katılabilirim. Ne düşündüğü söyle.

Açıklama İste

Toplantı hakkında herhangi bir sorunuz varsa, cevabınıza bunları ekleyin. Tipik endişeler şunlardır:

• Toplantı yeri

• Toplantının beklenen uzunluğu

• Park sorunları

• Güvenlik prosedürleri oluşturma

• Bir meslektaşınızı veya asistanınızı yanınızda getirin

• Engelliler için konaklama

• Büyük ekran veya konferans araması özellikleri gibi sunum teknolojisi seçenekleri

Bahşiş

• "Gönder" düğmesine basmadan önce, kime cevap yazdığınızı bildiğinizden emin olun. Gönderen sizden özellikle postayla kopyalanan herkese cevap vermenizi istemediği sürece, cevabınızın yalnızca gönderene ve varsa bir yardımcı organizatöre iletildiğinden emin olun.