Daha İyi Belge Yönetimi ve Ekip İşbirliği için Dropbox Nasıl Kullanılır?

Dropbox, her boyuttaki işletme için uygun hale getirmek için esneklik ve ölçeklenebilirliğe sahiptir. İstemci yazılımı arka planda gizlice çalışır, bulut ve Dropbox'ın yüklü olduğu bilgisayarlar arasında dosya senkronize eder ve Windows, Mac, Linux, Android, iOS ve BlackBerry için resmi uygulamalar kullanılabilir. Dropbox dosyalarınıza, hesabınıza giriş yaparak herhangi bir Web tarayıcısı üzerinden de erişebilirsiniz.

Ticari Hesaplar

Dropbox'ın özellikle iş kullanıcıları için özel planları var. Bu işletme hesapları, ekip üyelerini ve klasör erişimini kişisel hesaplardan daha kolay yönetmenizi sağlar, sınırsız dosya kurtarma ve sürüm geçmişi içerir ve gerektiğinde ve gerektiğinde genişletilebilecek 1 TB alanla başlar. HipChat, 1Password ve CloudOn gibi işletme yönetimi uygulamaları da Dropbox ile arayüz oluşturabilir.

Doküman yönetimi

Dropbox'taki ekip üyeleri arasında bir klasör paylaşın ve bir bilgisayarda yapılan değişiklikler otomatik olarak buluta eşitlenir ve aynı hesaba bağlı diğer tüm makinelere gönderilir. Bu anlık iki yönlü senkronizasyon özelliği sayesinde, tüm ekip üyeleri bir belgenin e-postasına ya da sürümlerini kontrol etmeye gerek kalmadan bir dosyanın en son sürümüne eriştiğinden emin olabilirler. Ancak, Dropbox iki kullanıcının aynı belgede aynı anda çalışmasına izin vermez; Birisi zaten başka bir makinede açık olan bir belge yüklerse, Dropbox "çakışan bir kopya" oluşturur ve bunu bir kullanıcı ve zaman damgasıyla işaretler. Bu iki sürüm gerektiğinde manuel olarak birleştirilebilir.

Takım İşbirliği

Bir Dropbox for Business hesabının yöneticisi, ekip üyelerini atayabilir ve bu üyelerin klasörleri ve dosyaları nasıl paylaşabileceğini kontrol edebilir. Ayrıca kimi takıma kimlerin davet edebileceğini ve böylece üzerinde çalıştığınız paylaşılan klasörleri kontrol etmek de mümkündür. Salt okunur bağlantıları ekibin dışındakilerle paylaşmanız gerekirse, Dropbox da bunu mümkün kılar. Dropbox, kurulu olduğu tüm bilgisayarlardan iki yönlü senkronizasyon sunduğundan, ekip üyeleri aynı ofiste veya dünyanın diğer tarafında olsun, projeler üzerinde birlikte çalışabilirler.

Diğer özellikler

Dropbox for Business hesapları da ayrıntılı raporlama ve günlük kaydı sağlar; böylece hangi ekip üyelerinin oturum açtığını, kimin hangi belgeleri değiştirdiğini görebilir ve yeni cihazlar veya bilgisayarlar bağlandığında uyarı alabilirsiniz. Dropbox'ta yerleşik güvenlik özellikleri arasında iki adımlı doğrulama (yeni bir cihazda oturum açarken bir şifre gerekir), 256 bit AES şifreleme ve merkezi yönetici arayüzünden uzaktan bağlantıların bağlantısını kesme yeteneği vardır. Mobil uygulamalar ekip üyelerinin hareket halindeyken dosyalara erişmesini sağlar, ancak mobil platformlarda dosyalar otomatik olarak diğer yönde otomatik olarak senkronize edilmez ve değiştirilirse manuel olarak yüklenmeleri gerekir.