Kağıtsız Denetim Yapmanın Dezavantajları Nelerdir?

Denetçiler, küçük işletmelerin istihdam ve vergi yasalarına uygun olmalarını sağlamalarına yardımcı olur. Birçok denetçi, denetçinin elektronik kayıtlara eriştiği ve nihai raporunu e-posta veya web sitesi aracılığıyla yayınladığı kağıtsız denetimler sunar. Elektronik denetimler küçük işletme sahiplerine zaman ve para tasarrufu sağlayabilir; Bununla birlikte, hem denetçi hem de işletme çalışanları teknoloji konusunda rahat olmalıdır.

Teknoloji Gerektirir

Denetçiler, denetim raporları oluşturmak için bilgisayar yazılımı kullanmakta rahat olmalılar. Bir denetçi bilgisayarlara veya kullanması beklenen yazılıma aşina değilse, dik bir öğrenme eğrisi olabilir. Denetçiler ayrıca, e-posta veya web sitelerini kullanma ve ekleri yükleme konusunda da bilgi sahibi olurken, işletme sahiplerinin denetim raporlarını e-postalarından veya bir web sitesine giderek alabilmeleri gerekir.

Güvenlik Hususları

Bir denetçi denetim hazırlamak için bilgisayar veya başka bir teknoloji kullanacaksa, kağıt raporları oluşturan denetçilerin dikkate almak zorunda olmadığı güvenlik faktörlerini göz önünde bulundurmalıdır. Denetimler genellikle bir işletmenin finansmanı veya vergi gereksinimleri gibi hassas bilgileri ifade eder. Denetçiler bu bilgiyi güvenli bir şekilde gönderebilmelidir; yalnızca rapordaki bilgileri bilmesi gereken şirketin çalışanları, denetim raporlarına çevrimiçi olarak veya e-posta yoluyla erişebilmelidir.

Farklı Dosyalama Gereksinimleri

İç Gelir Servisi ve diğer devlet kurumlarının, elektronik kayıt tutma için kağıt kayıt tutma yerine farklı kuralları olabilir. İş sahipleri, bir elektronik denetimi kabul etmeden önce denetim raporlarının nasıl depolanacağını ve ne kadar süreyle saklamaları gerektiğini öğrenmelidir. Ek olarak, elektronik denetimlere genellikle "kağıtsız" denmesine rağmen, devletin kayıt tutma kurallarını yerine getirmek için bazı evrakların basılması gerekebilir.

Sistem Değiştirme

Bir işletme daha önce kağıt denetimlerine güvenirse, kağıtsız denetimlerden yararlanmaya başlamadan önce elektronik bir sisteme geçmesi gerekir. Bu, bilgisayar temelli işletmenin, işletme yerini değiştirmeden önce ne kadar bağlı olduğuna bağlı olarak haftalar veya aylar sürebilir. Ayrıca, bazı personelin yeni sisteme erişmek veya kullanmak için eğitim alması gerekebilir. Bu nedenle, bir işletmenin kağıtsız bir sisteme geçmesi bir yıl veya daha fazla sürebilir.