Finansal Yönetim İç Kontrollerindeki Zayıflık

Şirketinizde finansal yönetim konusunda yeterli kontrol bulunmadığında, şirketin gerçek mali durumunu bilmiyorsunuz ve vergi makamlarına ve yasal düzenlemelere uygun olarak yanlış miktarları yetkililere rapor edebilirsiniz. Finansal yönetim kontrollerindeki zayıflıkların net sebepleri ve çözümleri var. Sadece sorunlu alanları tanımlamanız, kontrollerinizin neden etkili olmadığını belirlemeniz ve ilgili düzeltici eylemi uygulamanız gerekir.

belgeleme

Finansal yönetimde önemli bir zayıflık yeterli dokümantasyon eksikliğidir. Kayıtların kâğıt veya dijital biçimde olup olmadığına bakılmaksızın, finansal yönetim ödeme gibi bir eylemi başlatan yeniden yapılandırabilir; kim onayladı; değiştirilmişse, onu kim değiştirdi; kim idam etti; ve eylemden ne sonuçlandı. Faaliyetlerin uygun şekilde belgelenmesi, daha sonra bir sorun ortaya çıkarsa, bir eylemden kimin sorumlu olduğunu belirler.

İşlev Ayrımı

Çek ihracı gibi kritik faaliyetler, farklı çalışanlar tarafından gerçekleştirilen çoklu görevlere ayrılmalıdır. Aynı çalışana sahip olmak aynı süreci iç mali kontrollerde bir zayıflık oluşturmaktadır. Tipik olarak bir kişi çeki düzenlerken, iki veya daha fazla kişi imzalar ve bir başka çalışan gönderir ve kitaplara girer. İşlevleri ayırmak, sahtekarlık faaliyetini zorlaştırır.

Eğitim

Bir şirketin finansal tabloları belirli standartlara uygun olarak hazırlaması gerekiyorsa, işten sorumlu çalışanların standartlara, şirket politikalarına ve iç kontrollere aşina olmaları gerekir. Çalışanların ana sorumluluk pozisyonlarında yetersiz eğitilmesi, iç mali yönetimde bir zayıflık oluşturmaktadır.

Eksiklik Raporlaması

Prosedürlerin tasarımında veya uygulanmasında eksiklikler ortaya çıkabilir, ancak finansal yönetim farklılıkları tespit eden ve ilgili raporları yayınlayan izleme ile ilgili her iki olasılığı da hedeflemelidir. Örneğin, yazılım önemli belgeleri izlemiyorsa veya bir çalışan gerekli formları vermeyi unutuyorsa, belgeleri doğrulamaktan sorumlu çalışanlar uyumsuzluk raporu vermek zorundadır.

yetki

Çalışanların yetki seviyelerini aşmadığından emin olmak için onayları takip etmeyi ihmal etmek kilit bir iç kontrol işlevi zayıflığıdır. Çalışanlar belirli işlevleri imzalama ve harcamalarını onaylayabilecekleri limitleri harcama yetkisine sahiptir. Bir çalışan limitlerine uymuyorsa, iç mali kontrollerde ciddi bir zayıflığı temsil eder.

Mutabakat

Çalışanlar, bir işletme içindeki önemli değişkenleri birden fazla kaynaktan derler. Örneğin, eldeki ürünlerin fiziksel envanterini alabilir, ancak alınan ve satılan ürünlerden envanteri de hesaplayabilirler. İki kaynak arasındaki uzlaşma eksikliği, iç mali kontrollerde bir zayıflıktır. Uzlaşma, iki kaynak arasındaki farklılıkları tanımlar ve iyileştirmelerle sonuçlanan açıklamaları bulur. Uzlaşma eksikliği, işletmenin farklılıkları hesaba katmadığı anlamına gelir.