Resmi bir iş notu nasıl yazılır

İş notları, bir departmandaki veya şirketteki birden fazla kişiye önemli bilgilerin hızlı bir şekilde iletilmesinde faydalıdır. Notlar çalışanları yeni politikalar hakkında bilgilendirir, önemli bilgileri ilan eder, projeler hakkında detaylar sunar veya süreler hakkında çalışanları bilgilendirir. Notların konusu değişse de, tüm işletme notları aynı temel biçimi izler.

Not Satırı ve Başlık

“Memo” veya “memorandum” kelimesini yazın ve sayfanın en üstünde ortalayın. Not satırından iki satır önce sayfanın sol üstündeki başlık bloğuna başlayın. İlk satıra “Kime:” yazın ve her alıcının adını ve iş kutusunu listele. Purdue Online Writing Lab, alıcıyı şahsen gördüğünüzde bir takma adla ele alsanız bile, bir menüde tam adların kullanılmasını önerir. Bu satırı “Kimden:” ile izleyin ve adınızı ve iş unvanınızı yazın. “Date:” ve sonraki satıra geçerli tarihi girin. Konu segment başlığın dördüncü ve son satırındadır. “Konu:” yazın ve ardından konunun kısa bir açıklamasını ekleyin. Konuyu olabildiğince doğrudan yaparsanız, alıcıların notu okuması daha olasıdır. “Jüpiter Projesi Teslim Edilme Çizelgesi”, özellikle alıcılar proje hakkında birçok not alırsa, “Jüpiter Projesi” nden daha fazla dikkat çekecektir.

açılış

Açılış notun nedenini kısaca açıklar. İlk satırınız “Jüpiter Projesinin ilk aşaması ayın sonunda olabilir. Bu hedefe ulaşmamızı sağlamak için görevlerinizin durumunu bilmemiz gerekir. ”Notu kısa tutun. Notun nedenini kısaca ve kesin olarak açıklamalıdır. Açıklık uzun veya belirsiz ise, okuyucularınız notunuzun ana bölümüne giremez.

Ana blok

Notun ana bloğu açılışta genişler ve açılış cümlelerini desteklemek için ek bilgiler içerir. Matthew W. Ford İşletme Koleji, büyük metin bloklarından kaçınmayı ve alıcıların bilmesi gereken bilgileri özetlemek için tekli cümleler veya kelime öbekleri kullanmanızı önerir. Notunuzun ana bloğu, alıcılardan kendilerine atanan her görevi listelemelerini ve sizi her görevin ilerleyişiyle ilgili güncellemelerini isteyen cümleler içerebilir. Alıcıya yardımları için teşekkür ederek notu sonlandırın. Herhangi bir sorunuz veya endişeniz varsa sizinle iletişim kurmalarını isteyin. Alıcıları, “Ekli:” yazarak ve ekin kısa bir açıklamasını içeren ekli belgelere karşı uyarın.

Biçim ve Stil

Times New Roman, Arial veya Calibri gibi okunması zor olmayan 12 puntolu bir font kullanın. Üç ila beş cümle uzunluğunda paragraflar yazın. Her paragrafın yalnızca bir fikir içerdiğinden emin olun. Notu bir sayfa ile sınırlandırın. Not daha uzunsa, alıcılarınız ilk sayfayı geçemez. Wordy dili ve uzun cümlelerden kaçının. Bir notu bir raporla karıştırmayın. Notun amacı, önemli bilgileri okunabilir bir biçimde özetlemektir. Toplantılar veya raporlar için uzun analizler veya felsefi tartışmalardan tasarruf edin.