Adları Gizleme ve İK Raporlarını Gizli Yapma

İnsan kaynakları departmanı çalışanların bilgisinin koruyucusu ve bekçisidir, bu nedenle İK personelinin daha yüksek bir gizlilik standardında tutulması. İK personeli, bireysel çalışanlar hakkında veri içeren raporlar veya işgücü ölçümleri ürettiğinde, tanımlayıcı bilgilerin korunması çok önemlidir. İK personeli çeşitli amaçlar için çeşitli raporlar hazırlar; bu nedenle çalışanların gizliliği sağlamak için kimliklerini gizlemek için birden fazla yöntem geliştirmeleri gerekir.

EEO Verileri

50 veya daha fazla işçi çalıştıran ve federal sözleşmelerde en az 50.000 dolarlık bir işi olan şirketlerin yazılı bir olumlu eylem planı yapmaları gerekir. İcra emri 11246 ayrıca, başvuranlardan ve çalışanlardan elde edilen, ırk, etnik köken, engellilik ve ustalık durumu gibi bilgileri takip etmeyi zorunlu kılar. Bu bilgiye eşit istihdam fırsatı verisi denir. EEO verilerini derlemenin iki yolu vardır: toplam raporlama ve pozisyona göre raporlama. Başvuranların ve çalışanların adları bu raporların hiçbiri için gerekli değildir; Bu nedenle, İK, isimleri gizlemek için sadece isimleri engelleyebilir veya “xxxxx” kullanabilir.

İK Araştırmacı Raporları

İK personeli genellikle bu tür işyeri sorunlarını çözmek için Sivil Haklar Yasası'nın VII. Maddesini veya ABD Eşit İstihdam Fırsatı Komisyonunun uyguladığı diğer yasaları potansiyel olarak ihlal eden ayrımcılık ve taciz gibi soruşturmaları yürütür. Soruşturma ile ilgili tüm bilgiler, mümkün olduğu kadar gizli tutulmalı ve düzenli çalışma dosyalarından ayrı dosyalarda tutulmalıdır. İK personeli, soruşturmasını tamamladığında, genellikle işverenin EEOC'ye sunma pozisyonunu savunan bir ifade yazar. Şirketin haksız iş başvurusu yaptığını iddia eden çalışanın isimleri ve şahitlerin isimleri şirketin durum beyanında gizlenemez. Çalışanların isimleri EEOC'ye bildirilmelidir. Bununla birlikte, eğer İK personeli soruşturmayı EEOC veya İK departmanı dışındaki herhangi birisine ifşa etmek zorunda kalırsa, çalışanların ve şahitlerin isimleri "Çalışanları Ücretlendirmek" ve "1 Numaralı Şahıs", "2 Numaralı Şahit" olarak tanımlanabilir. üzerinde. "Ücretli çalışan" terimi, İK uygulayıcılarına aşinadır.

Tanımlayıcılar

Normal olarak çalışanların isimlerini gerektiren maaş ve pozisyon analizleri gibi İK raporları için özel tanımlayıcılar kullanın. Çalışanların adlarını, Sosyal Güvenlik numarasının son dört hanesini ve kiralama tarihini birleştiren bir tanımlayıcıyla değiştirin. Örneğin, 15 Aralık 2012'de işe alınan ve Sosyal Güvenlik numarasının son dört basamağı 5650 olan bir çalışan, ay ve yılın işe alım tarihi için yeterli olması durumunda, 121520125650 veya 1220125650 tanımlayıcısını kullanabilirsiniz. Çalışan verilerini cinsiyete dayalı maaş analizi için analiz etmeniz gerekiyorsa, BT programınız yalnızca sayısal değerlere izin vermedikçe tanımlayıcıya bir M veya F ekleyin. Bu durumda, sırasıyla erkek ve kadın çalışanları belirtmek için 0 ve 1 kullanın.

Çok Bölgeli İşverenler

Birden fazla sahadaki çalışanlar için çalışan verilerini analiz etmeniz gerekiyorsa, her şirketin bulunduğu yere sayısal bir değer atayın. Her konumun çalışmaya başladığı sıraya göre sayısal değerler atayabilirsiniz. Örneğin, Baltimore, Philadelphia ve Virginia Beach'te yerler açtıysanız, her çalışanın tanımlayıcısından sonra 1, 2 ve 3'ü kullanabilirsiniz.

İK Raporlarını Yönetme

Çalışan verilerinin velayetini korumanız ve yalnızca bilmeniz gerekenler temelinde açıklamanız çok önemlidir. İK verileriniz elektronik ise ve raporlar İK departmanı gibi İK departmanı dışındaki bir kişi tarafından oluşturuluyorsa, BT yöneticisinden çalışmayı, çalışanların kimliğini gizlemek konusunda özenli olan personel üyelerinden birine atama işini yapmalarını isteyin. bilgi. Ayrıca, İK raporlarının gizliliğini korumak için parola koruması ve kilitleme iş istasyonlarını ve dosya dolaplarını kullanmayı düşünün, BT ve ağ destek sağlayıcısı Dataprise’ın başkanı David Eisner’in Ağustos 2011’de "Gizli Tutulması ve Yapılmaması Gerekenler" başlıklı makalesinde Bilgi Kutusu web sitesinde Çalışan Verileri Güvencesi ". Aynı şekilde, İK departmanındaki çalışanlar belirli çalışan bilgilerini bilmeye ihtiyaç duymadan - yalnızca görevleri olan başvuruları selamlayan ve telefonlara cevap veren bir İK asistanı gibi - hassas çalışan verilerini işlememelidir.