Çalışanlara Gizli Raporlar Nasıl Yazılır?

Uyarı

• Gizliliğin beklentisi, ister kanunun gerekse kuruluşunuzun politikası olarak, mesleki ve yasal sorumlulukları taşır. Gizliliğin sağlanamaması davalara yol açabilir, kariyerinize zarar verebilir ve kuruluşunuzu etkileyebilir.

Dahili iletişim, ister büyük ister küçük bir işletme, bir kilise veya kar amacı gütmeyen grup veya bir devlet dairesi olsun, herhangi bir organizasyonun işaretidir. Her ne kadar yüz yüze görüşmelerde, telefonla veya görüntülü sohbetler aracılığıyla sözlü iletişim olsa da, yazılı iletişim her organizasyonda önemli bir rol oynamaktadır. Belgeler, düşünceli, empatik ve net bir şekilde iletişim kurma fırsatı sunar. Ek olarak, iletilen fikir ve bilgilerin, istenen görevin ve yönetim veya çalışanların beklentilerinin kalıcı bir kaydını sağlarlar. Yazılı belgeler geniş, açık uçlu dağıtım için tasarlanabilir. Ancak bazen, yalnızca tek bir çalışan tarafından veya küçük, seçilmiş bir grup muhatap tarafından görülmesi amaçlanan "yalnızca gözler" belgesi anlamına gelen gizli bir rapor göndermeniz gerekebilir. Kuruluşunuz gizli bir rapor şablonunun kullanılmasını gerektirebilir, ancak olmasa bile, gizli raporları gönderirken protokolü takip etmek önemlidir.

Lingo'yu tanıyın

Kuruluşların genellikle gizli raporlar için kendi terminolojileri vardır. Örneğin, federal hükümet, çok sınırlı bir dağıtım için amaçlanan farklı bilgi türlerini ayırt etmek için "Çok Gizli", "Gizli İş Bilgileri", "Ticaret Sırrı" veya "İç ve İstihbarat" gibi terimler kullanır. Terimler farklı şeyler ifade eder ve farklı seviyelerde belge güvenliği gerektirir. Bu tür belgeleri gönderenlerin yanı sıra, bu belgeleri alanların, her gizlilik düzeyi ile ilgili gerekliliklerin farkında olmaları gerekir.

Büyük işletmeler aynı zamanda benzer ayrımlar yapma eğilimindedir ve kendi hükümet benzeri şartlarının yerine getirilmesi gerekebilir. Küçük işletmeler genellikle daha az resmi bir yaklaşım kullanır, ancak yine de gizliliğin korunmasını bekler. Gizli tutulması amaçlanan bir rapor yazıyorsanız, kuruluşunuzun terminolojisine aşina olduğunuzdan emin olun.

Protokolü bilin

Gizli yayınlar özel işlem gerektirebilir. Belki e-posta teslimi yasaktır ve gizli belgeler elle teslim edilmelidir. Özel bir klasör veya zarf veya kalın bir "Yalnızca Gözler" damgası gerekebilir. Bazı kuruluşlar, gizli amaçlara özel olarak seçilen belirli makinelerde yalnızca gizli belgelerin yazılmasına veya fotokopisine alınmasına izin verir. Bu tür iletişim için temizlenen bireyler, belki de uzmanlık eğitimi ve sertifikasyonundan sonra gizli belgeleri oluşturmalarına izin verilenler olabilir. Benzer şekilde, gizli bilgileri alan alıcıların da kuruluştan bu tür bir sertifika almaları gerekebilir.

Gizli belgeyi oluşturan kişide, içsel gerekliliklerin farkında olması ve mektuba uyması zorunludur. Belgenin alıcısının veya alıcısının da şirket protokolüne aşina olması beklenir, böylece döngüdeki tüm taraflar gizliliği koruyabilir.

Amacını Anla

Olağandışı hassas bilgileri korumak için yalnızca böyle bir adım açıkça gerekli olduğunda veya gerekli görüldüğünde, iletişiminizi gizli tutmalısınız. Örneğin, bir yöneticiden her yıl bir çalışana yazılı bir performans raporu göndermesi ve raporu oluşturmak ve iletmek için yıllık bir gizli rapor formatı kullanması beklenebilir. Bu durumda, gizlilik ihtiyacı açıktır.

Öte yandan, belki de bir çalışanın geçici bir e-postası, yaygın olarak dağıtılmaması gereken hassas ve stratejik bilgiler içermektedir. Bu durumda, e-postayı gönderen, e-postanın içeriğini korumak için gizlilik isteyebilir. Her durumda, gizlilik ihtiyacını tanımak, uygun iletişimdeki ilk adımdır.