İş Mektuplarında İlk İsimler Nasıl Kullanılır?

İşyeri dışındaki yaşam sadece 25 yıl öncesine göre çok daha rahat bir ortam olabilir, ancak kurumsal iletişim söz konusu olduğunda, davranışlarınızı ve profesyonel büyüklerinizi göz önünde bulundurur. İlk isimleri iş mektuplarında ve diğer resmi yazışmalarda kullanmak kesinlikle hoşuna gitmez, ancak başvurusu bağlam, stil ve yaklaşıma bağlıdır.

1.

Mektubun alıcısıyla ilişkinizi düşünün. Yazdığınız kişiyle tanışmadıysanız, iki kere bile düşünmeyin: soyadını uygun bir adla kullanın; örneğin, "Bay Jones", "Bayan Smith", "Dr. Warner" veya "Rahip Clayton." Birkaç istisna dışında, çoğu kurumsal ortam nötr, daha profesyonel, "Ms." "Bayan" veya "Bayan" yerine Kişinin sizden daha genç ya da daha düşük dereceli bir iş pozisyonuna sahip olduğunu bilseniz bile (örneğin, siz başka bir şirketin müdür yardımcılığına yazmış olan şirketinizin başkanısınız). Şahsen şahsen ilk ismini kullanmayın.

2.

Alıcıyla olan ilişkinizin içeriğini düşünün. Onunla daha önce tanıştıysanız, şirket içi notlar veya e-postalar gibi bazı durumlarda adının ilk adıyla ele alınması tamamen kabul edilebilir. Bununla birlikte, adınızı kullanırken, yazışmaların niteliğini kullanım dikte etmelerine izin vererek takdirinize kullanın. Örneğin, şirketteki diğer kişiler mektubu okuyacaksa veya üst düzey yasal, finansal veya idari konularla ilgileniyorsa ve resmi bir dosyanın parçası olarak kabul edilirse, resmi şekle uygun olarak kabul edip resmi olarak hitap edebilir.

3.

Yazışmalarınızda üçüncü bir kişi varsa, soyadı kullanın. Şirketin başkanına yazıp meslektaşınıza ve arkadaşınıza Jill Jones'a atıfta bulunuyorsanız, sadece "Jill" yerine "Bayan Jones" kullanın. Gayri resmi e-postalar ve kurum içi notlar daha esnektir ve ilk adların geçici kullanımına izin verebilir, ancak şüpheniz varsa resmi başlığa ve soyadına bağlı kalın.

4.

Mektubunuzun alıcısına metin boyunca hitap etmede tutarlılık için çaba gösterin. "Bay Hughes" un bir mektubunu başlatmayın ve "Teşekkürler Bob."