Bir İş Toplantısı Gerçekleştirme İlkeleri

Toplantılar, zamanın ve kaynakların yanlış yönetilmesinden dolayı genellikle etkisiz olabilir. Ancak, üyelerin yolunda, saygılı ve ortak hedeflere yönelik çalışmalarını sürdürürseniz, ayrılan süre içinde yapmanız gerekenleri başarabilirsiniz. İyi bir lider esastır; Ancak, en nitelikli kişinin işletme sahibi olabileceğini veya olmayabileceğini unutmayın. Etkin bir toplantı yapmanın pratik gerektirdiğini unutmayın; Performansınızı artırmak için her seferinde deneyin.

Genel Rehberlerin Kurulması

Yönetim Yardımı'na göre, “Dört güçlü temel kural şunlardır: katılmak, odaklanmak, ivmeyi korumak ve kapanışa ulaşmak.” Toplantıları zamanında başlatmak ve bitirmek, her seferinde bir tane konuşmak ve yalnızca konuşmak dahil olmak üzere açık gibi görünen kuralları eklemeyi unutmayın ilgili konular Bu basit kurallar, konudan bağımsız olarak toplantılarınızı takip etmenize yardımcı olacaktır. Bu kuralları her toplantının gündeminin başında sıralayın ve kuralları henüz uygulanmamış yeni katılımcılarla gözden geçirin.

Lider Rolü

Grup liderinin veya toplantıyı yürüten kişinin iki önemli işlevi vardır: görev ve bakım. Lider, üyeleri görevde ve tartışmayı hedefte tutmaktan sorumludur. Bir arabulucu olun; kendi fikrinizi dile getirmek veya bir taraf seçmek yerine, üyelerin ihtiyaç duyduklarını netleştirmelerine yardımcı olun ve fikirlerini tartışmalarına izin verin. Kesintileri önlemek için katılımcılara fikirlerini ve fikirlerini yazmalarını ve konuşma sırası için onları kaydetmelerini önerin.

Hazırlık

Toplantının hangi konuları kapsayacağını açıkça yazın ve paylaşın; Ayrıntılı bir gündem, her bir ana konuyu, ne kadar çabuk ele alınması gerektiğini ve beklenilen eylemi içerir. Her toplantıda neler başarabileceğiniz konusunda gerçekçi olun ve buna göre plan yapın. Toplantılar için saati ve tarihi ayarlayın, böylece gerekli kişiler katılabilir ve toplantı katılımcılarının tüm zamanını, yerini ve gündemini mümkün olduğu kadar önceden bilgilendirin.

Genel Kurul Anahatları

Toplantılarınızı zamanında başlatmak önemlidir. Öncelikle, gündeminize katıldığınız ve incelediğiniz için teşekkür ederiz. Birinden toplantıda tutanaklarını veya notlarını almalarını isteyin, böylece katılımcılara incelemesi için onları sağlayabilirsiniz. Toplantı boyunca üyelerle konuşun ve toplantının etkinliği hakkında geri bildirim alın; Herkesin daha üretken olmasına yardımcı olmak için gerekli değişiklikleri yapın. Bir sonraki toplantıda üretkenliği ve prosedürü iyileştirmek için bir değerlendirme ve öneri süresi için toplantı sonunda zaman bırakın. Son olarak, toplantılarınızı zamanında sonlandırın ve bir sonraki toplantı için tarihi ayarlamadan önce tüm kararları ve ödevleri gözden geçirdiğinizden emin olun.

Türe Özel Yaklaşımlar

Farklı toplantı türleri farklı liderlik tarzları gerektirir: eylem odaklı, beyin fırtınası, kısa vadeli planlama veya uzun vadeli planlama.

Eylem odaklı toplantılar, acil bir sorunu çözmeye odaklanır; Toplantıda harcanan zamanı azaltmak, herkesin fikirlerle hazırlıklı olmasını sağlamak ve kendi önerilerini savunmalarını sağlamak.

Beyin fırtınası oturumları diğer toplantılardan daha uzun sürebilir, bu nedenle katılımcıları hareketli tutmak için yiyecek, içecek ve dışarıdan ilham alın.

Kısa vadeli planlama, şirketin ihtiyaçlarını kapsayan kararlar almak için ekip olarak birlikte çalışan bir grup gerektirir, bu nedenle doğru insan karışımını davet ettiğinizden emin olun.

Uzun vadeli planlama, en azından üst düzey yöneticilerin tümünü ve çoğu zaman tüm personeli gerektirir. Bu kadar büyük bir nüfusun buluşmasına ev sahipliği yapmak, insanları odaklanmış halde tutmanızı ve fikirlerini akıllıca ve saygılı bir şekilde paylaşmalarına yardımcı olmanızı daha da zorunlu kılar.