İşletme Belgelerini Şifrelemenin İyi Yolları

E-postanıza veya bilgisayarınıza erişimi olan herkes işletme belgelerinizi alabilir. Hassas bilgileri kaydeder veya gönderirseniz, şirketinizi veya kendinizi tehlikeye atabilirsiniz. Şifreleme, belgelerinizi meraklı gözlerden korumanızı sağlar. İki tür şifreleme ve bunu sunan birkaç program vardır.

Şifreleme Nasıl Çalışır?

Bir belgeyi şifrelediğinizde, bir sayı anahtarı girersiniz. Şifreleme yazılımı, metninizi yetkisiz görüntüleyenlerin ifadesini sıkıştıran şifreli metne dönüştürmek için bir algoritma veya matematiksel bir formül kullanır. Belgeyi görüntülemek isteyen herkes, sayı tuşunu bilmeli veya belge görüntüleyicisine veya anahtarı içeren e-postaya yerleşik bir sertifikaya sahip olmalıdır.

Şifreleme Türleri

Simetrik şifreleme, belgenizi bir anahtar oluşturan bir şifreleme yazılımı üzerinden iter. Simetrik şifreleme programı daha sonra belgelerinizi ve anahtarı ayrı olarak izleyiciye gönderir. İzleyici, belgeyi görüntülemek için aynı simetrik şifreleme programına ihtiyaç duyacaktır. Asimetrik şifrelemenin iki anahtarı vardır: ortak ve özel anahtar. Yazılım, belgenizi kodlamak için genel anahtarı ve bir belgenin kodunu çözmek için özel anahtarı kullanır. Her iki şifreleme türü de temel koruma sağlarken, asimetrik şifrelemenin hassas belgeler için kırılması ve daha güvenli olması zordur.

Dahili Şifreleme

Birçok e-posta istemcisi, e-posta iletileriniz için yerleşik şifreleme sunar. Bu şifreleme yazılımı, gönderdiğiniz tüm e-posta mesajları veya e-postaya eklediğiniz belgeler için bir anahtar sağlar. Birçok popüler kelime işlem yazılım programı da yerleşik şifreleme sunar. Genellikle, korumak istediğiniz her belgeye ayrı bir şifreleme eklemelisiniz. Genel olarak, yerleşik programlar simetrik şifreleme kullanır.

İsteğe bağlı şifreleme

Ek koruma için, belgelerinizi korumak için ayrı bir şifreleme yazılımı kullanabilirsiniz. Örneğin, Windows Şifreleme Dosya Sistemi'ni sunar. Bu sistem belgeleri şifrelemenizi ve sabit diskinize kaydetmenizi sağlar. Symantec, mobil cihazları ve dizüstü bilgisayarları korumak için kullanabilecekleri bir şifreleme yazılımı sunar. Bu yazılım, her tür belge için şifreleme kurar.