Organizasyonlarda Hayati Kayıtları Yönetmede Zorluklar

Birçok kuruluş hayati dosya ve kayıtları oluşturmak, güncellemek ve yönetmek için çok fazla zaman ve para harcar. Çoğu durumda, uyumluluk sorunları, bu kayıtların en az yedi yıl süreyle saklanmasını, bazı belgeler ise kuruluşun ömrü boyunca saklanmasını talep eder. Kuruluşların belge yönetimi ile ilgili karşılaştıkları zorluklar önemli olabilir.

Maliyet

Kağıt dosyaları saklamak pahalı bir önermedir. Bir şirket dosyalama malzemelerinin maliyetini, dosyalama memurlarının maaşlarını ve dosya depolamasına ilişkin taşınmaz masraflarını etkilediğinde, belgelerin saklanmasının gerçek maliyeti caydırıcı olabilir. PricewaterhouseCoopers'a göre, ortalama bir kuruluş, her bir kağıt belgeyi dosyalamak için yaklaşık 20 dolar, yanlış kullanılan her belgeyi bulmak için yaklaşık 120 dolar ve bir belgenin yeniden oluşturulmasında 220 dolar harcıyor. Belgelerin yüzde 80'inin dosyalandıktan sonra asla geri çağrılmadığını ve masrafların savunulması zorlaştığını da ekleyiniz.

Kayıp Belgeler

Şirketler gerektiğinde her bir belgeyi bulabilirlerse, kağıt dosyalarının saklanması masrafları kabul edilebilir. Gerçekte, kağıt belgeler düzenli olarak kayboluyor. Bazı durumlarda, sadece yanlış doldurulmuşlardır. Diğer zamanlarda, sonsuza dek kaybolurlar. Büyük şehir merkezlerinde, şirketler düzenli olarak dosyalamalarını bir saha dışı dosya yönetim şirketine yaptırıyorlar. İstenilen bir dosya, tesis dışında bir tesiste bulunamadığında, şirketler, eksik belgeyi bulmayı umarak, arşivlenmiş belgelerin kutularını alarak muazzam kaynakları harcamalıdır. Bazı belgeler asla bulunmaz, bu da şirketin bilgileri yeniden yaratmasını veya çabalarını tamamen terk etmesini ve herhangi bir sonucu kabul etmesini gerektirir.

Güvenlik

Doğası gereği, hayati belgeler önemli ve çoğunlukla gizli bilgiler içerir. Bu bilgiyi güvence altına almak zor olabilir. Bazı şirketler hayati belgeleri kilitli depolamada tutar, sadece yetkili personel tarafından erişilebilir. Erişimi sağlamak, erişim kayıtlarını tutmak ve yetki seviyesi atamak yalnızca belgelerin saklanmasının maliyetini arttırır. Belge imzalandıktan sonra, kuruluşun dosyanın gizli kalmasını sağlamak için yapabileceği çok az şey vardır ve kasıtlı olarak veya yanlışlıkla şirkette veya dışında başka biriyle paylaşılmaz.