Belge Kontrolü İçin Standart Çalışma Prosedürleri (SOP'ler) Nasıl Yazılır?

Her tür kuruluş ve kuruluş, mesajları hem içeride hem dışarıda iletmek için belgeler kullanır. Bir kuruluşun verimli kalması için bu belgeleri kontrol etmek ve düzenlemek için mekanizmalar geliştirmesi gerekir. Aslında, Uluslararası Standardizasyon Örgütü veya ISO, sivil toplum kuruluşlarının kalite standartlarını karşılamak için kullanabilecekleri kılavuzlar yayınlamaktadır. ISO 9001 standartlarının 4.2.3 maddesi bu kuralları açıklar.

1.

Yayınlanmadan önce belge onay sürecini ana hatlarıyla belirtin. Bir belgenin onaylanmasından kimin sorumlu olduğunu ve onaylanması için belgeyi kimin imzalaması gerektiğini açıklayın. Örneğin, bazı kuruluşlar kalite yöneticisinden bir imza isterken, diğerleri başkan yardımcısı veya başkan yardımcısı gibi üst yönetim pozisyonlarında birden fazla kişiden onay imzaları isteyebilir.

2.

İlk onaydan sonra belge güncellemeleri ve incelemeleri için standart işletim prosedürlerini tanımlayın. Belgelerdeki değişiklik veya eksiklikleri gidermek için belgelerin periyodik olarak (örneğin, altı ayda bir) veya gerektiğinde gözden geçirilmesi ve güncellenmesi gerekip gerekmediğini belirtin. Belge incelemesini kaydetme mekanizmalarını ve daha sonra belgelerin yeniden onaylanmasını açıklayın. Birçok kuruluş, belgelerin ilk onayı için olduğu gibi tekrar imzalama için aynı imzaları gerektirir.

3.

Belge değişikliklerini uygun şekilde tanımlamak ve kaydetmek için gereken adımları yazın. Örneğin, her revizyonda yapılan değişiklikleri listeleyen her belgede bir revizyon geçmişinin tutulması gerekebilir. Harf ve rakamların sistemi gibi belgelerin mevcut revizyonunu belirlemek için kullanılan sistemi açıklayın (örn. Rev. 23).

4.

Mevcut belgelerin revizyonlarını saklamak ve düzenlemek için bir sistem oluşturun ve açıklayın. Örneğin, kuruluşun ağ sunucusunu, belge dosyalarını elektronik olarak depolamak veya fiziksel kağıt belgelerin depolanmasını zorunlu kılmak için kullanabilirsiniz. Her durumda, çalışanların veya yetkili temsilcilerin belgelere ve izin verilen ayrıcalıklara nasıl erişebildiğini açıklayın (örneğin, yazdırma veya kopyalama).

5.

Resmi belgelerin nasıl okunaklı ve tanımlanacağını açıklayın. Örneğin elektronik belgelerle, kullandığınız dosya adlandırma sistemini açıklayın. Kağıt belgeler için, belgelerin nasıl kullanılması ve kullanılmasının gerektiğini açıklayın (örn. Laminasyon veya yeniden kopyalama belgeleri).

6.

SOP'larınızda kuruma adanmış bir bölüm oluşturun ve harici belgelerin erişimini kontrol edin. Kullandığınız harici belgelerin bir listesini yapın (örneğin, devlet veya müşteri tarafından yazılan belgeler). Bu belgeleri şirketinizde tanımlamak ve düzenlemek için prosedürleri ve mevcut sürümlerle nasıl güncel kalacağınızı açıklayın (örneğin, devlet kurumu belgelerini çevrimiçi olarak almak).

7.

Kullanılmayan eski belgeleri tanımlamak ve bu belgelerin istenmeden kullanılmasını önlemek için bir yöntem yazın. Örneğin, bazı şirketler mevcut bir sürümü tanımladıktan hemen sonra eski belgeleri parçalayıp atıyor. Bu, eski belgelerin etrafta yatmasını önler ve yanlışlıkla kullanılmadıklarından emin olur.