İşletme Formatında Paragraf Yazmanın Anlamı Nedir?

İş belgeleri - mektuplar, e-postalar, notlar ve raporlar gibi - farklı bilgi, argüman ve fikir türlerini ayırmak için paragraflar kullanır. İşletme formatında yazılmış paragraflar, resmi, profesyonel ve iyi organize edilmiş bir şekilde yapılandırılmıştır. Bir işletme belgesi yazarken, paragrafın nasıl görüneceğini, paragrafın düzenini ve toplam belge içindeki yerini düşünün. Paragraflarınızı biçimlendirme biçiminizde tutarlı olun. Kısa dili ve basit bir stili kullanın, böylece okuyucu mesajınıza odaklanmış kalır.

Blok biçimi

Bir işletme belgesindeki paragraflar için en yaygın görsel biçim, bir paragrafın başlangıcının girintili olmadığı blok biçimidir. Bunun yerine, tüm paragraf tek aralıklı ve sola dayalıdır; bu, kağıdın sol kenar boşluğuyla aynı hizada olduğu anlamına gelir. Her paragraftan sonra belgenin bir sonraki paragrafından veya elemanından ayırmak için boş bir satır eklenir. Her paragrafın başlangıcının girintili olduğu yarı blok daha az kullanılır.

Yazı tipi

Bir işletme belgesindeki paragraflar, 12 punto Times New Roman gibi geleneksel bir fontta yazılmıştır. Yazınızın içeriğinden rahatsız edici olağandışı fontlar kullanmaktan kaçının. Daha büyük bir yazı tipi boyutu kullanabilen veya kalın bir yazı tipinde ayarlanan başlıklar dışında, tüm yazı boyunca aynı yazı tipini kullanın.

Paragraf İçeriği

Her paragraf tek bir ana fikri ele almalıdır. Ana fikri, paragrafın ilk cümlesinde genel bir bildiri ile açıklayın. Ana fikri destekleyen birkaç cümle ile bu konu cümlesini izleyin. Bunlar, bilgilendirici ayrıntılardan veya fikrinizi savunmak için bir argümandan oluşabilir. Paragrafı özet cümleyi ile sarar. Bir paragraf çok uzun sürerse, okuyucunun dikkatini kaybetme riski vardır. Bunun yerine, iki veya daha fazla paragraf halinde uzun bir paragraf düzenleyin.

Paragraf Düzeni

Rapor veya mektup gibi bir işletme belgesi, belgenin konusunu tanıtan bir paragrafla başlar. Bunu, konuyu geliştiren bir veya daha fazla paragraf izler. Sonuç paragrafı sağladığınız bilgileri özetler veya okuyucudan belirli bir eylemde bulunmasını ister. Örneğin, bir reklam kampanyasının nedenlerini gösteren bir mektup, kampanyayı öneren giriş paragrafı ile başlayabilir, ardından her biri kampanya için ayrı bir neden ve her okuyucunun kampanyayı onaylamasını isteyen son paragrafı içeren üç paragraf ile başlayabilir. Belge uzunsa, büyük bölümleri ayırmak için başlıkları kullanın.

stil

Tonu arkadaşça olsa da, işletme belgeleri resmi bir tarzda yazılır. Yazınız, orijinal alıcıdan başka kişiler tarafından okunabilir ve bir şirket tarafından uzun yıllar saklanabilir, bu nedenle kişisel yorumlarınızı engelleyin. Cinsiyet-nötr dili, uygun dilbilgisi ve imla kullanarak yazınızı profesyonel bir seviyede tutun. Cümlelerinizi kısa tutun ve konuya dikkat edin. Klişelerden, kasılmalardan ve argodan kaçının.