Dakikalar Nasıl Yazılır?

Bir iş toplantısı sırasında tutanakları alırken vicdani bir çaba gerekir. Tutanaklar, tartışılan temel bilgileri ve toplantı sırasında verilen kararları belgelemektedir. Bilgi, gelecekteki toplantılar için referans veya arka plan materyali olarak kullanılır. Bu nedenle, tutan kişi olarak, kaydedilmesi gereken tartışmanın ilgili yönlerini belirleme kabiliyetinin yanı sıra olağanüstü dinleme ve yazma becerilerine sahip olmalısınız.

1.

Toplantıya erken gelin, böylece yerleşmek ve organize olmak için bolca zamanınız olur. Toplantının amacını anlamak ve karar gerektiren konuları bilmek için gündemi ve ilgili bilgileri gözden geçirin.

2.

Toplantı gündemine göre bir şablon hazırlayın. Düzenli bir şablon, bilgileri doğru yere kaydetmenize olanak sağlar. Örneğin, gündemdeki dördüncü madde “Mevcut güvenlik sorunları” ise, şablonunuzdaki dördüncü madde aynı olmalıdır.

3.

Tarih, yer, saat ve konu dahil olmak üzere toplantının temel bilgilerini kaydedin. Toplantıya katılanların veya liderlerin yanı sıra katılımcı olan herkesi yazın.

4.

Toplantıya geç gelenleri not edin; kaçırdıkları bilgiler konusunda güncellenmeleri gerekecek. Benzer şekilde, toplantıda bulunmayanların isimlerini de kaydedin, çünkü bilgi ve kararlar hakkında da bilgilendirilmeleri gerekir.

5.

Toplantının olaylarını ve tartışmalarını parola cümlesi. Söylenen her şeyi yazmaya çalışmaktan kaçının; toplantı notları tartışmanın bir özeti olmalıdır. Alınan kararlarla birlikte yapılması gerekenleri kaydedin.

6.

Toplantı sona erdikten hemen sonra notlarınızı gözden geçirin. Çok uzun süre beklemek önemli bilgileri unutmanıza neden olabilir. En kısa zamanda gerektiren tüm gerçekleri veya kararları netleştirin.

7.

Toplantı tutanaklarını özenle düzenlenmiş bir yazılı rapor halinde düzenleyin. Topluluğun liderini veya organizatörün doğruluğunu sağlamak için raporu incelemesini sağlayın. Gerekli değişiklikleri yapın ve nihai raporu toplantı katılımcılarına ve bulunmayanlara dağıtın.

İpuçları

• Toplantıya katılarak dakikaları alırken çifte rol oynamadığınızdan emin olun. Başka bir şey yaparken toplantı notlarını doğru şekilde kaydetmek zor olabilir. Aklını dakikaları almaya odaklan.
• Size en uygun dakikayı tutmak için bir yöntem seçin. Kağıt ve kalem, dizüstü bilgisayar gibi bir seçenektir. Ayrıca toplantıyı bir ses kaydediciyle kaydetmeyi de düşünebilirsiniz.