Proje Planı Nasıl Belgelenir?

Proje planları, bir proje için gerekli olan kaynakları, bununla ilişkili maliyetleri ve zamanlamasını ayrıntılandırır. Proje yöneticileri tüm bu bilgileri planlama sürecinde göz önüne alırken, küçük işletme sahiplerinin planın farklı yönlerini belgelemek için iyi bir sistem geliştirmeleri gerekir. Küçük işletmeler tipik olarak ayrıntılı belgeler olmadan kolayca iletişim kurabilen uyumlu proje ekiplerine sahiptir, ancak düzgün çalışması için proje kontrollerini ve projenin ilerlemesini değerlendirmek için objektif belgeler gerekir. Bu kontroller, sınırlı iç kaynaklardan dolayı küçük işletmeler için özellikle önemlidir. Doğru belgelere dayanan etkili proje kontrolleri risklerin azalmasına yol açmaktadır.

Maliyetler

1.

Proje için maliyet kategorilerini tanımlayın. Varsa malzemeler, ekipman, hizmetler, izinler, işçilik ve proje yönetimi maliyetlerini listeleyin. Belirli bir proje için geçerli olan diğer maliyet kategorilerini ekleyin.

2.

Projeye karşılık gelen maliyet kategorileri ile bir dosyalama sistemi oluşturun. Kategoriye ait ana maliyet kalemlerini tanımlayın. Proje planlarındaki her bir madde için maliyetleri bulun ve dosyalama sistemine ayrıntılı maliyetler girerek bunları belgeleyin.

3.

Her öğe için mevcut olduklarında, güncellenmiş ve gerçek maliyetleri sisteme girin. Proje ilerledikçe, teklif fiyatlarını, satınalma siparişi maliyetlerini, faturaları ve nihai maliyetleri girin.

kaynaklar

1.

Proje için gereken kaynakları proje planlarından belirleyin. Kaynak maliyetlerinin karşılandığından emin olmak için maliyet dosyalama sistemini kontrol edin. Kaynağın türünü, ihtiyaç duyduğunuz miktarı ve ihtiyaç duyduğunuz zamanı listeleyin.

2.

Gerekli kaynakları küçük işletmeniz veya tedarikçilerinizden temin edilebilecek kaynaklarla eşleştirin. Kaynak listesinde, kaynağı sağlamayı düşündüğünüz yerden ekleyin.

3.

Mümkünse kaynak gereksinimlerini karşılamak için çalışanları atayın. Gerektiğinde taşeron işçisi ekleyin. Şirket içinde yapamayacağınız işler için dış tedarikçiler atayın. Malzeme ve ekipman tedarikçileri atayın.

4.

Kaynak listesinden bir personel planı, bir malzeme tedarik planı ve ilgili malzemeleri detaylandıran bir ekipman planı oluşturun. Tedarikçiler sözleşme alırken ve proje detayları değiştikçe bu kategorileri güncelleyin. Proje dokümantasyonunun tamamını korumak için revizyonları takip edin.

program

1.

Zamanlamayı belgelemek için bir yazılım zamanlama programı kullanın. Bir Program Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği şeması hazırlamak için yazılımı kullanın. Kullanıcı planına göre proje planlama ve zamanlama verilerini proje planından PERT harita programına girin.

2.

Gevşeme süresini, programın etkinlik göstermediği süreleri ortadan kaldırmak için programı değiştirerek PERT grafiğini optimize edin. Kritik yolu tanımlamak için PERT yazılımını kullanın.

3.

Orijinal programı göstermek için PERT çizelgesinin ilk versiyonunu yazdırın. Kritik yoldaki etkinlikleri, özel dikkat gerektiren ve listelendiklerinden emin olarak listeleyin. Ayarlamaları yaptıktan sonra proje değişikliklerini yansıtmak için PERT çizelgesinin ek kopyalarını yazdırın.

İlerleme

1.

Kaynakları PERT programına girin. Projeyi orijinal programda tamamlamak için yeterli kaynak eklediğinizden emin olmak için yazılımın PERT grafiğini yeniden hesaplamasını sağlayın.

2.

İlerlemeyi izlemek için PERT çizelgesini kullanın. Her görev başladığında, başlangıç ​​ve ardından tamamlanma yüzdesini programa girin. İlerlemeyi belgelemek için sonuçları düzenli olarak yazdırın.

3.

Büyük bir sapma olmadığından emin olmak için orijinal programdaki ilerlemeye ve maliyetlerin toplanmasına karşı kontrol edin. İlerleme ve maliyetleri takip edin ve harcanan toplam bütçenin yüzdesini ve tamamlanma yüzdesini belgeleyin.