Kötü Performans Değerlendirmesi Nasıl Belgelenir?

Çalışanlar kötü performans gösterdiğinde, şirketin en düşük seviyesinden ofis moraline kadar her şeyi etkileyebilir. Bu nedenle, yöneticilerin zayıf çalışan performansını derhal ele alması ve iyileştirme stratejileri geliştirmesi önemlidir. Çalışanlara daha iyisini yapmalarını söylemek, özellikle de iyileşmediği ve istihdamını sonlandırmanız gerektiğinde yeterli değildir. Performans sorunlarının doğru şekilde yazılı olarak belgelenmesi ve bir çalışanın iyileşmesine yardımcı olmak için attığınız adımlar yalnızca size bir plan vermekle kalmaz, aynı zamanda işten atılan bir çalışanın şirket aleyhine yasal işlem başlatması halinde sizi korumanıza yardımcı olur.

1.

Çalışanların düşük performansının kanıtını toplayın. Satış rakamları, müşteri veya müşteri incelemeleri ve yorumları veya kötü iş örnekleri, düşük performans iddialarınızı destekler ve bir anlaşmazlık durumunda delil görevi görür.

2.

Düşük performans gösteren çalışan ile bir toplantı planlayın. Toplantı sırasında beklentilerinizi netleştirin, bu beklentileri nasıl karşılayamayacağını ve nasıl gelişebileceğini söyleyin.

3.

Çalışanın zayıf performansını açıklamasına izin verin. Çalışmalarını etkileyen önemli duygusal ya da kişisel sorunlar varsa, uygunsa şirketinizin çalışanlarının yardım programı hakkında bilgi verin. Çalışanın yanıtını notlarınızda belgeleyin.

4.

Bir performans iyileştirme planı geliştirin. Plan, iyileştirme için uygulanabilir adımlar, gösterilen iyileştirme için son bir tarih ve planın hedeflerine ulaşamama sonuçlarının bir özetini içermelidir. Planı imzalayın ve çalışandan da imzalamasını isteyin ve belgede belirtilen eylemleri gerçekleştireceğini belirtin.

5.

Toplantı notlarına göre bir not yazın. Raporda tartışmanızın noktaları vurgulanmalı ve çalışanın iyileştirilmesi için atması gereken adımlar açıklanmalıdır. Çalışandan raporun alındığını belirten notu imzalayıp tarihlendirmesini isteyin.

6.

Çalışanın personel dosyasına notları, performans iyileştirme planını ve performans inceleme notunu ekleyin. Gelişimini izlemek için düzenli olarak onunla görüşün veya gerektiğinde daha fazla önlem alın.

İpuçları

• Çalışanın kızmasını veya yüzleşmesini beklerseniz, toplantıya tanık olarak katılmaları için bir İK üyesini veya başka bir menajeri davet edin.
• Yanlış anlamaların ve yetersiz çalışmaların önlenmesi için şirkete katıldığı anda performans konusunda beklentilerinizi belirleyin.

Uyarı

• İncelemelerle ilgili şirket politikalarını onaylamak ve gerekli tüm protokolleri uyguladığınızdan emin olmak için kötü bir değerlendirme yapmadan önce şirketinizin insan kaynakları departmanına danışın. Örneğin, çalışanınız bir sendika tarafından temsil ediliyorsa, sendika temsilcilerine düzeltici eylemleri bildirmeniz ve belgelerinizin kopyalarını sağlamanız gerekebilir.