Faks Görgü Kuralları

İş malzemelerinin faks yoluyla gönderilmesi, büyük ölçüde bilgisayarlaştırılmıştır, ancak iş iletişimi kuralları kuralları hala geçerlidir. Bu, profesyonel bir sunum yapılmasını ve fakslarınızın istenen alıcılara ulaşmasını ve gizli bilgilerin gizli tutulmasını sağlamak içindir. Faks görgü kuralları, faks işlemini kolaylaştırmak için iç kurallar ve yönergeler oluşturmaya da yardımcı olur.

Giden Faks Tanımlayıcıları

İster faks ister elektronik olarak ister faks makinesi ile gönderilsin, her faksa her zaman bilgi tanımlaması eşlik etmelidir. Bu, şirket adınızı ve logonuzu, iletişim bilgilerinizi ve faksı gönderen kişinin adını içermelidir. Ayrıca, faks iletiminin tarihini, ekin niteliğini ve boyutunu ve faksın nedenini belirten bir not da ekleyin.

Spam Yok

Faks makinenizi spam veya istenmeyen reklamlar göndermek için kullanmayın - bu yalnızca müşterilerinizi rahatsız edecektir. Faksları istenen bilgilerle ve zaman zaman yapılan haber güncellemeleriyle sınırlandırın ve talep edilmeyen faksları kısa tutun - en fazla bir veya iki sayfa. Aynı şekilde, faks numaranızı da koruyarak spam almazsınız. Bu, makinenizi ve atık kağıt ve mürekkebi bağlayabilir. Faks numaranızı yalnızca gerektiği şekilde verin ve çalışanların kişisel fakslarını caydırın.

Gizli Bilgileri Koru

Başkalarının faks gönderirken ve tepside yeni bir faks gördüğünüzde, kağıdı çıkarın, ters çevirin, alıcının gelen kutusuna koyun veya kişisel olarak teslim edin. Bu özel bilgilerin gizli kalmasına yardımcı olacaktır. Öncelikle anında gönderme ve alma ihtiyaçlarının karşılandığından emin olmak için gerekirse faks makinesinin kullanımına öncelik verin.

Faks Düzenleme

Mümkünse, gelen ve giden faksları, faks gereksinimlerine öncelik verebilecek ve belgelerin gittiği yere ulaşmasını sağlayacak bir idari asistana emanet edin. Bu, çalışanların faks için sırada beklemelerini, makineyi veya jokeyin pozisyonlarını düzenli olarak kontrol etmelerini önler. Bu görevden bir kişinin sorumlu olması işlemleri kolaylaştırıp fakslamayı daha verimli hale getirebilir.

Faks Göndermediğinde

Faksların, kapak sayfasındaki isme göre daha fazla göz görme potansiyeli olduğunu unutmayın. Yanlış ellere potansiyel olarak zarar verebilecek personel kayıtları veya şirket finansal verileri gibi özel bilgileri fakslamayın. Bu tür veriler için bir gecede teslimat ve hatta salyangoz postaları düşünün.