Etkili E-posta İletişimi

Etkili bir e-posta, yazar tarafından amaçlanan sonucu üretir. Örneğin, mesaj belirli bir tarihe göre bir bilgi talebi ise, alıcı anlayacaktır. Etkili bir e-posta, alıcıya, gönderenin amacını net bir şekilde anlamasını sağlar. Aksine, hatalı yazılmış e-postalar karışıklığa neden olabilir ve gönderen hakkında kötü bir görüş oluşturabilir. Her boyuttaki şirketler, şirket içi yazma hakkında bir talimat vererek ve bir stil el kitabının kullanılmasını gerektiren, e-posta da dahil olmak üzere kabul edilebilir bir yazılı iletişim standardına ulaşabilir.

Email Standartları

E-postalardaki yazılar net, özlü ve dilbilgisi açısından doğru olmalıdır. Zayıf dilbilgisi, yanlış yazımlar ve yanlış cümle yapısı okuyucunun dikkatini dağıtabilir. Yazarlar doğrudan, bilgilendirici ve çözüm odaklı olmaya çalışmalıdır. Kısa, kısa ve özlü e-postalar okuyucu dostu olup normalde mesajı iletmeyi başarırlar. İdeal mesaj boyutu beş satırdan fazla olmayan iki veya üç paragraf olabilir. Yazar, e-postanın amacını mesajın başında belirtmeli ve sonunda bir cevap için bitiş tarihi gibi - istenen sonucu vermelidir.

Konu satırı

Konu satırını bir gazete veya dergi makalesinin başlığı olarak düşünün. E-postanın içeriği veya amacı ile güçlü, dikkat çekici ve tam olarak ilgili olmalıdır. İyi bir konu satırı alıcının dikkatini çekecek ve e-postayı açmasını ve okumasını sağlayacaktır. İş e-postaları, şirket gelen kutularındaki diğer birçok iletiyle rekabet etmek zorundadır. Belirsiz konu satırları, önemli bir e-postanın atılmasına veya gözden kaçırılmasına neden olabilir. Bu, gecikmiş bir gönderiye veya hayal kırıklığına uğramış bir müşteriye neden olabilir. Konu satırında son tarihi tekrarlamak etkili olabilir.

içerik

Selamlama mümkün olduğunca kişiselleştirilmelidir. Bir alıcının adını bulmak mümkün değilse, e-posta en azından bir departmana yönlendirilmelidir. Adlandırılmış bir alıcı olmadan bir e-posta okunmamış dilde olabilir. E-posta başına birden fazla konu olmamalıdır. Bir personel bir departman veya kişiye üç ayrı konu hakkında iletişim kuruyorsa, üç e-posta göndermelidir. Bu şekilde, her konu satırı sonraki e-postalarda ve yanıtlarda anlamlı olmaya devam edecektir. Tüm büyük harflerin veya vurgunun vurgulanması için kullanılması en aza indirilmelidir. Bu uygulama, görsel ipuçlarına aldırış etmeyen alıcılar için can sıkıcı olabilir. Ticari e-postaların imza bloğu, tam iletişim bilgilerini içermelidir.

Stil El Kitabı

İşyerinde e-posta sorunlarını en aza indirmenin bir yolu, çalışanlara elektronik olarak iletişim kurmanın doğru yolunu bildiren bir stil kılavuzu oluşturmaktır. İlk başta, şirket çalışanlarına kitapçılarda bulunan rehber kitaplardan birine başvurmalarını önerebilir. Şirket, kitaptan ve diğer kaynaklardan e-posta iletişimi gerçekleştirmenin bazı yollarını benimseyebilir. Sonunda, firmanın kendi e-posta kılavuzunda derleyebileceği yeterli bilgi olacaktır.